政府的数字化转型？美国交通部的4个最佳实践表明这有可能

• 尽管政府机构在采用数字化工具方面一贯比较迟缓，但许多机构正在采取行动，以便提高效率、节省开支。
• 政府数字化转型的最佳实践可让偏远地区和团队连接起来，让他们能跟上各种项目进展和技术标准。
• 把施工过程纳入到工作流程中，可增强数字化保真度；试点项目有助于加快采用数字工具以及推动工作方式变革。

基础设施和交通建设项目一般要为哪些材料留出预算经费？混凝土、沥青、钢筋，还有纸张！新墨西哥州交通部 (NMDOT) 的施工建设联络工程师Jesus Sandoval说，每个建筑项目所需的纸张预算相当于近6万元人民币。“过去我们常常打印出大量的设计图，分发给各个项目办公室、工程师和承包商，每个项目都要为此花掉一大笔钱。”

由此可见政府的数字化转型是多么迟缓。但情况也并非总是如此，新墨西哥州交通部等具前瞻眼光的机构越来越重视数字化带来的效率，从而提升公共资金的使用效率，并向项目施工和维护方面的数字化管理转型。

新冠疫情加速了这些变化，推动交通部摆脱过去对远程工作及其安全规约的谨慎态度。“疫情迫使他们走出舒适区，”交通部技术支持工程师 Priscilla Benavides 说。“交通部让所有可以在家工作的人都配置好所需的软硬件并绑定到服务器上。”结果，各团队通过网络连接在一起进行3D设计和建模，工作效率更高了。

美国有多个全国性的交通部项目来提倡向数字化转型，并在州一级为其提供资金。联邦公路管理局 (FHA) 有一个“每日创新”项目，用以探索州级和地方级交通机构的创新工作流程，与其他州的交通机构进行交流，并设定采用新做法的目标。州交通创新委员会 (STICs) 汇集地方公共机构、各州交通部领导、行业界和学术界等各方力量来实施交通创新。该项目每年提供高达约64万元人民币的资金，专用于对创新做法进行标准化推广。

在此，Sandoval等州交通部领导总结了如何采用数据来驱动、管理交通设施的施工建设以保持每个工作人员在线连接的四点最佳实践。

1. 采用数字工具进行团队协作 

各州交通部通常同时进行数十个项目，涉及的承包商、分包商和邻近的市政当局遍布于数百或数千平方英里地域。要做好各方之间的信息交流，工作量相当大。

Sandoval说，新墨西哥州的项目大多位于乡村地区。检查员既要去现场勘查，又要回到办公室做日常工作报告，每段车程可能会浪费多达一小时。但如果采用集成了AutoCAD和Revit的Autodesk Construction Cloud项目管理应用程序PlanGrid，用于权限管理、标记工具、处理“信息请求”，检查员就能减少去办公室工作的时间，而把更多时间用在施工现场。

“我们希望他们能在工地上有更多的工作时间，”弗吉尼亚州交通部 (VDOT)土木工程师Dakota Clifford说。“我们希望工程师去做工程设计，检查员去做检查，这就是这个计划的终极目标：尽量减少用户的行政管理工作。”该交通部采用多种文档管理系统将承包商与州政府联接在一起进行审查工作，从而简化工作流程。

2. 利用现有科技

在采用新技术平台方面，Clifford敦促交通部采用现有的科技来满足他们的需求，而不是按需求从头开始开发新产品，或是在过时的旧平台上进行添加。

Clifford说，“当我们考虑采用科技手段时，要确保这可以改善工作流程，并尽量采用现成的软件”。新墨西哥州交通部不是采用过时技术、按其工作流程来定制软件，而是采用现有的最新技术并为此目的而构建的解决方案。通过这种方式得出的产品容易让人们接受，推动员工去达到行业标准。“我们努力去适应他们的流程，而不是去定制软件，这在某些情况下反而不能正常运行。”

3. 用数字化工具加强数据保真度

工程师和建筑师已越来越适应数字化的设计方式了，但这趋势尚未发展到施工建设阶段。这种脱节可能会影响从数字模型到实际建筑物的保真程度，从而导致时间和成本的损失。

“我们有包含施工项目所有信息和数据的设计方案，但因为没有跟施工连接在一起，后来就没再派上用场了。”印第安纳州交通部主要项目施工经理Andrew Pangallo说：“我们没有用来连接的平台。设计交出去后，其中的智能信息和数据的利用率就立即大减。那么，人为因素则不可避免地可能会造成差错。”

要做好数据保真，沟通是关键，这让整个团队都能清楚地了解工作流程。“我们必须设法减少传统的交流方式，”Pangallo 说。“我们经常收到很多电子邮件附件，但并不总是很清楚它是否为最新版本。所以必须设法减少这种不确定性、降低出错的可能性。”

4. 制定试点工作流程

采用新技术也就意味着建立新的工作流程、层级和关系——简而言之，就是工作方式的变革。Clifford所在的弗吉尼亚州交通部制定了一个四步试点流程，来推广新的平台。

第一步是在实际工作场所中测试新技术。Clifford说，在初始阶段，交通部会用多种不同程度的技术对用户进行测试，以确保它适用于每个用户。第二步是在中心管理机构内部和外部的用户中开发最佳实践和专业知识。这样，一旦交通部了解了哪些做法有效之后，就可针对范围更广的用户群体来制定标准。“如果我坐在办公室中闭门造车，制定出标准，就可能没有多大的说服力。但是，如果它来自实际工作中真正去检查项目的用户，那就会更有实用价值。”

第三步是评估价值，包括正式的投资回报率（ROI）分析和用户体验调查等指标。Clifford说，“对系统内的任何指定信息，我们尽量做到只需点击三到四次。反过来说，如果需要通过厚厚的培训手册来学习某种做法，那就得不偿失了。”最后第四步是以详细的推广时间表和培训程序在全州范围推广这些软件工具。“我们尽力踏踏实实地推广，让每个人都掌握这些工具去做好工作，而不只是说，‘嘿，这个软件很好，你们拿去试试吧。’”

弗吉尼亚州交通部在50个项目中开展了基于平板电脑进行检查的试点项目；这些早期评估为后期更广泛的采用打下基础。采用这些数字工具，每周节省了近四个小时，让检查员可把这四小时用在施工现场。Clifford说，这种工作效率让投资回报率达到584%（据保守估计）。

在新墨西哥州阿蒂西亚市一个按《美国残疾人法案》要求来改进道路的项目中，新墨西哥州交通部用 PlanGrid 和苹果平板电脑来开展另一个试点项目，也取得了成功。该项目提前15天完工并节省了相当于近13万元人民币的成本，而且在前期许可和硬件成本上仅花费了约7万元人民币。

“如果我们在全州范围内实施这项计划，每个项目办公室每年可节省多达约48万元人民币，”Sandoval说。“如果在我们的200多名检查员中推广，预计未来几年可节省近 2500万元人民币。”

这种试点工作流程还有助于政府机构减轻对技术采用的担忧。“技术不能取代工作人员，”Clifford说。“技术可以支持员工，帮助他们更好地完成工作。我需要的不是会填电子表格的技术人员，而是能告诉我建筑工地上哪些工作做好了、哪些没做好的检查人员。所以应该最大限度地减少员工的行政工作，让他们更有效地从事专业工作。”