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电子表格 - 令工程师既爱又恨

Brian Sather

工程效率 | 产品设计

对于工程师来说,总是不可避免地要与电子表格打交道。从 BOM 表到工程公式和计算、再到产品成本,电子表格都是工程师日常工作中不可或缺的一部分。它们具有某些优势,但也存在诸多弊端。电子表格易于使用,但范围十分有限。它们需要遵循各种约束条件才能随着时间的推移不断更新。工程师对电子表格的情感可以说是既爱又恨。在本文中,我们将深入了解电子表格的优缺点和一些替代方法。

电子表格为何有立足之处?

电子表格之所以在工程领域广泛使用,至少有部分原因归根于它能够根据需要进行配置。缺乏结构意味着您可以为电子表格定义自己的结构。

在设计过程中,您有时仅需要一种捕获自我创意的方法。尽管我们都希望创意能够以栩栩如生的方式展示出来,但这一点只有在创意成形、重塑和正式化之后才会实现。而这一过程中,电子表格成了捕获初始公式、计算、成本配置以及其他想法的有效方式。

此外,电子表格还支持创建能够使用函数自定义的非常复杂的公式。许多工程组织均已开发与性能、测试和样机相关的宝贵方程。

有何缺点?

电子表格极度缺乏结构,这一方面使它极具吸引力,另一方面也使它极易受到人为错误的束缚。由于电子表格不能包含内置的自动化或逻辑错误检查功能,因此即便一个细微的拼写错误也会被放大,最终蔓延到生产车间。

由于电子表格以文件形式存在(而不是存在于云中),因此很容易在台式机上丢失。这意味着您必须使用某种智能命名方式和版本控制系统对它进行标记。当然,贵组织可能会有许多这样的文件。因此,让文件井然有序变成了一项令人头疼而收效甚微的任务。

这类文件无法采用智能方式更新。因此,CAD 部件的更改不会自动更新用于管理 BOM 表的电子表格,反之亦然。您需要遵循大量规范,才能使所有内容在管理产品生命周期所需的各个电子表格之间保持同步。

您会发现通过电子表格共享和协作还有其他缺点。当然,您可以通过电子邮件来回传送这类文件,要求查看者自行更改并插入注释。但是,对于返回的第一个电子表格,您将拥有不同的版本。每个版本均由不同的审阅者提供,并包含不同的更改以及不同的编译和跟踪注释。

此外,每位项目成员还很容易维护各自独立的电子表格版本。例如,其他工程师可能通过其他途径构建 BOM 表,分别在单独的电子表格中进行维护。凡此种种,均会导致下游出错。

此外,尽管电子表格可以捕获复杂的公式,但却无法以专业的方式呈现这些公式。在此类文件中看到的方程与工程师笔记本中显示的所有内容并不相同。

其他极具吸引力的选项

幸运的是,目前市场上出现了一些既具备电子表格优势、又摆脱了其弊端的软件。

  • 其中有一种软件选项可能会令人感到十分惊讶:基于云的电子表格。现在,有些电子表格应用程序可以在浏览器中运行。尽管它们并不具备基于桌面的电子表格工具的所有功能,但在几个十分重要的方面极具优势。它们可以跟踪每处更改。有了这些应用程序,您不必再担心检出和检入文件。仅需发送链接即可与其他人共享电子表格,一切就这么简单。这些应用程序可同时跟踪注释甚至所做的修改。因此,即便多个用户远程访问电子表格,也始终可以拥有最新的更改。所有用户均利用更新后的同一文档开展工作。
  • 工程计算软件是基于桌面的电子表格软件的另一选项。这是另一种基于文件的解决方案,但在工程计算软件中,方程实际上看起来像公式。这类软件提供数学记数法、科学记数法和工程计数法。
  • PLM 或 ERP 系统是电子表格的理想替代选项。事实上,过去一直保存在电子表格中的某些信息完全可以(甚至应当)存放在正式的企业系统(例如,产品生命周期管理系统或企业资源规划系统)中。毕竟,这些系统是记录系统。但是,假设您需要先在流程中完成开发工作,然后在此类系统中正式化,那又该怎么办呢?幸运的是,有些企业系统现在提供了沙盒工作区,允许执行非正式的工作。在沙盒工作区中,以前存放在电子表格中的信息均可使用和处理,直到在企业系统内确定其正式的最终版本为止。

电子表格将继续成为管理许多工作环节的必备工具,其中包括跟踪 BOM 表以及保存工程计算和公式。但是,这些更新的替代选项可以更好地取代电子表格。甚至,它们还可以让您从此摆脱对电子表格既爱又恨的纠结情感。

您是喜欢还是讨厌电子表格?或者既不谈上喜欢、也谈不上不喜欢?贵公司如何使用电子表格?贵公司是否使用上文提及的替代选项之一?还有其他替代选项吗?是否还有其他超过电子表格的整理和跟踪方法?

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