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使用哪款软件?ROI(投资回报率)说了算

演讲人:Robert Green

在所有形式的设计环境中都存在一个常见问题 - 软件使用者与决策制定者会询问哪种软件工具更适用于他们的公司。“AutoCAD 是否比 LT 好”或“Revit 是否真的比 AutoCAD Architectural 好”这样的问题会产生两种可能的方案,必须使用“这些工具的成本是多少?真的值这个价钱吗?”等问题进行分析。无论您是用户、CAD 管理员还是项目经理,这些问题都会使您感到头晕。

但是仔细考虑一下,您会发现所有这些问题都是一个主题的变体:哪种软件工具真正适合您的用户和公司?

当您从这个单一视角出发来考虑问题时,答案就显而易见了:应该使用会使您的用户效率更高,使您的公司投资回报率 (ROI) 更佳的工具。

什么是投资回报率?

投资回报率 (ROI) 就是一种使用数据驱动型数学方法做出复杂的 CAD 软件购买决策的方式。通过 ROI,您的公司可以基于可靠的业务逻辑而不是愿望或情感来做出软件许可购买决策。

ROI 的基本方程很简单:

如果我们从软件的角度来考虑方程,那么显然,为了收回任何软件的购买/许可成本,它的使用必须能够降低成本。由于此方程中的关键比是节约额除以成本,因此实现更佳 ROI 的方式是尽量增加节约额并减少成本。

让我们想象一种基本的示例情况:

如果您的公司每年购买某种软件许可的花费为 500 美元,而节省的劳动力成本为 2000 美元,那么您获得的投资回报将高达 400%,如下图所示。

为什么您应该关心这个?

无论您在组织中担任什么职位,如果能通过使用智能 CAD 软件帮助公司节省时间并降低成本,您的职位都会更安稳,不是吗?您考虑 CAD 与 ROI 的方式一般取决于您在组织中的职位,大部分公司具有以下具体划分:

CAD 用户和 CAD 管理员。这两组人员都努力通过新的 CAD 软件技术来寻求可能的节约机会。

CAD 管理员和项目经理。这两组人员都努力控制与新的 CAD 软件实施相关的成本。

高级管理层。担当检查人员,以确保节约额和成本估计是合理的,以便真正获得高 ROI。

根据您的主要工作职能,您在寻求高 ROI 软件工作方法中的主要作用归结为以下关键行动项:

CAD 用户和 CAD 管理员。寻找可以更快完成工作的 CAD 软件使用新方法。

CAD 管理员和项目经理。确保新的 CAD 软件有用并且可以在预算范围内实施。

高级管理层。全面核查所有方面并验证每个人的计算数据。

节约:时间 = 金钱

在大多数设计环境中,基于 CAD 的任务的持续时间按 CAD 用户完成任务所花费的小时数来计量, 从开始到最终赢利。然后将小时数乘以 CAD 用户人工费率来计算项目的总成本,如下:

项目成本 = 时间(小时) x 人工费率(美元/小时)

单看这个方程我们可以得出两个结论:

  • 时间确实等于金钱,因为时间与项目成本成正比
  • 人工费率越高,项目成本越高
  • 如果人工费率保持不变,那么降低项目成本的唯一方法是缩短时间

由于从绘图人员到工程师的大多数 CAD 用户的人工费率都较高,因此节省他们的时间会转化为公司的真正成本节约。因此,如果可以使用更强大的软件工具来节省时间,则降低的项目成本将为软件成本买单。

此时该问题顺理成章地变为“您 CAD 环境中最大的节约机会在哪里?”

查找与量化节约额

为了查找您公司 CAD 环境中的成本节约潜力,所有用户和 CAD 管理员应问自己以下问题:

我最繁冗的流程是什么?如果您找到最常重复的任务,就找到了自动化或更智能的 CAD 软件可以帮您有所改善的最大潜力。

哪些原因导致我犯错?错误常常归因于人工输入或数学计算错误,这些都可以通过智能设计软件消除。如果您可以利用更智能的 CAD 软件执行典型的土木、机械或建筑计算,您将能够节省修正错误所花费的时间。

大多数用户会遇到哪些问题?如果能找到相关 CAD 软件来消除影响同事和您自己的问题,那么就找到了前所未有的重大节约潜力。

我如何做得更好?不仅要考虑时间,还应考虑如何提高自己工作成果的质量,考虑如何利用更智能的 CAD 软件获得帮助。这些示例有:更快地创建营销插图或效果图;发现建筑设计中的场地冲突;或通过在土木设计中更好地进行土地规划更好地支持施工工作。

在您执行日常的 CAD 任务时,随身携带记事本并记录下自己在节省时间、减少问题和以更高品质执行任务方面的想法,您会惊奇地发现自己竟然有这么多出色的想法。要意识到,有时您反复做的小任务是浪费时间的罪魁祸首。

案例假设

让我们来看一个假设的(但是真实世界的)案例,更清楚地了解确定节约额和计算 ROI 的整个过程。

示例公司: 为各种不同客户提供定制设计服务的 XYZ Steel Detailing。他们的工作流需要使用钢结构详图设计员,这些设计员每周都必须绘制多张制造详图。每位设计员每年的典型工作负荷为 150 项任务,他们的平均总薪酬为 25 美元/小时。

该公司现在在使用 AutoCAD LT,因为其许可成本低于完整的 AutoCAD 许可成本。

节约思路: 一位钢结构详图设计员认为使用全功能的 AutoCAD 将比 LT 更有效率,因为他们可以使用一些公共域 AutoLISP 程序(LT 不支持)来自动执行枯燥耗时的任务,从而节省每项工作的时间。

为了评估此案例,采取了以下步骤:

基准法:  通过下载试用期 30 天的 AutoCAD,钢结构详图设计员可以在项目的横截面上运行一些 AutoLISP 程序并发现以下结果:

  • 使用 LT 完成普通项目需花费 12 小时

  • 使用 AutoCAD 和 AutoLISP 程序,钢结构详图设计员能够在 10 小时内完成一般项目 - 因此每个项目可以节省 2 个小时

节约计算:  由于钢结构详图设计员的劳动力成本为 25 美元/小时,那么每个项目可节约 50 美元(2 小时 x 25 美元/小时)。但考虑到这位设计师一年可节约 7500 美元的成本(50 美元/项目 x 150 个项目),这一数字就相当庞大了。

初步结论:  无需任何详细计算,显而易见 7500 美元/年的节约额已经证明每年花费千余美元购买 AutoCAD 许可比花费几百美元购买 LT 更有利,但我们还是通过计算确定一下。

您看到 ROI 的魔力了吗?

想象一下,与仅仅说“我需要一款新软件”相比,利用上述 ROI 计算来要求软件许可的说服力要强多少,这时您将发现基于 ROI 制定决策的魔力!

ROI 思维模式

如果您的公司能够找到高 ROI 的思路,如上述 XYZ Steel Detailing 案例,那么他们将投资软件,因为他们看见了这么做的明确回报。难处一般在于发现可提供高 ROI 节约机会的软件功能,然后通过实施实现这些想法,以便它们被完全接受。

在 ROI 方法方面做得较好的公司一般有几个共同特征,可总结为以下几个策略:

用户提出节约建议。谁能比每天使用软件的人员更好地发现 CAD 软件中会阻碍节约的低效问题?

CAD/项目管理团队确定优先级。CAD 和项目管理团队对用户建议进行评估,以便最先采用具有更高节约潜力的建议。

高级管理层跟踪节约。评估并实施用户建议后,定期将节约额和 ROI 数字提交给高级管理层。

公司提供激励。如果发现并实施了出色的 ROI 想法,公司提供奖励或小笔奖金来表彰该成就。

在短时间内,ROI 思维模式开始生根,从最低级别的 CAD 用户到最高级别的经理,每个人都将了解使用更智能的 CAD 会节省多少钱。在更长的时间内,将形成持续改进的文化(由 ROI 和节约额进行量化),每个人都开始寻找改进 CAD 使用的方法以产生更多节约。

优化成本和 ROI

钢结构详图设计员的案例忽略了一件事,即要实现项目时间节约,所有详图设计员都需要学习如何使用 AutoCAD 的 AutoLISP 实用程序。因此实施新软件的总成本值得考虑,具体如下:

软件成本差。新软件每年将增加多少成本?

实施时间。CAD 管理员和/或 IT 人员实施新软件需要多少时间?

培训时间。培训用户使用新软件需要多长时间?

软件成本差为年费用(每年重复),实施和培训时间一般仅在软件使用的第一年是必需的。这意味着实施新软件的第一年将比后续年份的费用高,因此应进行多年 ROI 分析。

明天会更好

现在我们可以将软件 ROI 的定义扩展如下:

其中第 1 年的成本 = 软件成本 + 培训 + 实施

其中第 N 年的成本 = 软件成本

考虑多年的 ROI 值,显而易见可以得出以下结论:

  • 软件投资第一年的 ROI 低于后续年份,因为第一年成本比较高
  • 如果软件投资第一年的 ROI 良好,那么后续年份中 ROI 将随着成本降低而更佳
  • 软件的使用年份越多,ROI 将越高

总结

决定哪种软件工具更适用于您的用户并不是一场猜谜游戏,或仅仅是抱着希望其有效的心理购买最新的产品。使用经过时间考验的 ROI 方法来分析节约的成本与时间,您可以做出更明智的决策,更好地为您的公司服务。

当然,要进行全面的 ROI 分析,您必须做些功课,但这必将为您的公司带来好处,这种努力很值得,不是吗?

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